Echtzeit statt Eskalation: Was in der Krise während einer Veranstaltung wirklich zählt
Wenn es ernst wird, brauchst du ein starkes Community-Management. Was sich dabei in der Praxis bewährt:
>> Schnelligkeit schlägt Perfektion. Warte nicht, bis du alle Infos hast. Ein erstes offizielles Statement kann Verunsicherung stoppen – und Spekulationen vorbeugen.
>> Tonalität? Klar. Nahbar. Sachlich. Kein PR-Geschwurbel. Sondern: ehrliche Worte, kluge Sprache. Zeig, dass du’s ernst meinst – und dich kümmerst.
>> Erkennbarkeit ist alles. Ob Insta-Story, Push-Nachricht oder LED-Wall: Absender, Look & Feel müssen klar machen – das ist offiziell.
>> Templates: Dein Sicherheitsnetz im Worst Case
Krisen lassen sich nicht komplett planen, aber vorbereiten. Mit Textbausteinen für typische Szenarien – direkt einsatzbereit, sofort skalierbar. Beispiele:
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„Liebe Besucher*innen, aufgrund von {Grund} verzögert sich der Einlass um ca. {Dauer}. Wir arbeiten mit Hochdruck an einer Lösung. Danke für eure Geduld.“
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„Leider muss {Künstlername} heute kurzfristig absagen ({Grund}). Wir bedauern das sehr. Als Ersatz spielt {Ersatzact}.“
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„Wegen einer Wetterwarnung unterbrechen wir das Festival. Bitte sucht die ausgewiesenen Schutzbereiche auf. Sicherheit geht vor. Nächstes Update um {Uhrzeit}.“
>> Kommunikation über alle Kanäle hinweg
In der Krise musst du dort sichtbar sein, wo deine Community ist. Website, App, Socials, LED-Walls, Lautsprecherdurchsagen – alles muss zusammenlaufen. Konsistenz ist Key.
>> Post-Event-Surveys: Feedback einholen, bevor der Frust online geht
Viele Probleme lassen sich im Nachgang entkräften – wenn du einen Raum dafür bietest. Ein ehrlicher, strukturierter Feedback-Kanal ist dabei dein wichtigstes Tool. Kurz, gezielt und mit einem kleinen Anreiz wie z. B. einer Ticket-Verlosung.
Unsere Empfehlung: max. 10 Minuten – und ein Mix aus Skalen, Auswahlfragen und offenen Antworten. Wir nutzen Typeform, um unsere Feedback Fragebögen zu erstellen.
>> Unsere bewährte Feedback Struktur (Beispiel-Umfrage)
11. Hast du Merchandise gekauft oder Interesse daran?
☐ Ja, gekauft ☐ Nein, aber Interesse ☐ Nein, kein Interesse
12. Was ist dein Lieblingsfestival – und warum?
Offene Antwort
13. Welche Artists wünschst du dir für die nächste Edition?
Offene Antwort
14. Wo entdeckst du neue Festivals oder Events?
☐ Instagram ☐ TikTok ☐ YouTube ☐ Facebook
☐ Google ☐ Spotify ☐ Poster ☐ Flyer
☐ Event-Plattformen (z. B. Rausgegangen)
☐ Blogs ☐ Magazine
15. Hast du dieses Jahr Werbung für das Festival gesehen?
☐ Ja ☐ Nein ☐ Weiß nicht
16. Wie ansprechend fandest du unsere Werbung?
☐ 1 Stern (gar nicht) – ☐ 5 Sterne (sehr ansprechend)
17. Aus welcher Region kommst du?
Stadt oder Postleitzahl
18. Wie alt bist du?
☐ <18 ☐ 18–24 ☐ 25–34 ☐ 35–44 ☐ 45+
19. Hat das Festival deine Erwartungen erfüllt?
☐ 1 Stern (gar nicht) – ☐ 5 Sterne (voll und ganz)
20. Würdest du das Festival weiterempfehlen?
0 (nicht empfehlen) – 10 (uneingeschränkt empfehlen)
21. Was hat dir gar nicht gefallen?
Offene Antwort
22. Was können wir besser machen?
Offene Antwort
23. Was fandest du besonders gelungen?
Offene Antwort
24. Würdest du das Festival erneut besuchen?
☐ 1 (auf keinen Fall) – ☐ 5 (definitiv)
1. Gesamtbewertung
Wie würdest du das Festival insgesamt bewerten?
☐ 1 Stern (sehr schlecht) – ☐ 5 Sterne (sehr gut)
2. Wie bist du auf das Festival aufmerksam geworden?
☐ Instagram ☐ TikTok ☐ Facebook ☐ Werbung
☐ Presse ☐ Freunde ☐ Andere: ___________
3. Was hat dich überzeugt, das Festival zu besuchen?
☐ Line-up ☐ Bühnen ☐ Atmosphäre ☐ Die Marke ☐ Freundeskreis
4. Wie zufrieden warst du mit den folgenden Bereichen?
(1 = sehr schlecht, 5 = sehr gut)
+ Location
+ Bezahlsystem
+ Getränkeangebot
+ Essensangebot
+ Security
+ Festival-Team
+ Einlass
+ Schließfächer
+ Sanitäranlagen
5. Was war dein persönliches Highlight?
Offene Antwort
6. Welche Artists haben dir am besten gefallen?
Offene Antwort
7. Welche Speisen oder Getränke wünschst du dir beim nächsten Mal?
Offene Antwort
8. Fandest du den Ticketpreis gerechtfertigt?
☐ Ja ☐ Nein ☐ Teilweise
9. Wie viel wärst du grundsätzlich bereit, für ein Festivalticket auszugeben?
Betrag in €
10. Wie bist du angereist?
☐ Auto ☐ Bahn ☐ Shuttle ☐ Fahrrad ☐ Zu Fuß ☐ Andere: ___________
>> Kommentarspalten brauchen Moderation – nicht Reaktion
Wenn's knallt, knallen auch die Kommentare. Dann braucht’s ein vorbereitetes Team – schnell, sachlich, kompetent.
Checkliste:
☑️ Schnell reagieren
☑️ Fakten klarstellen
☑️ Diskussionen in DMs verlagern
☑️ Hate blockieren – Kritik zulassen
☑️ Intern: klare Eskalationsstufen
>> Fazit
Krisenkommunikation ist kein Add-on – sie ist Teil deines Festivalmarketings. Wer vorbereitet ist, kommuniziert souverän, schützt seine Marke und gewinnt im besten Fall sogar neue Fans.
Denn echte Community entsteht nicht, wenn alles perfekt läuft. Sondern wie du reagierst, wenn es das eben nicht tut.