Der perfekte Content-Ablaufplan für dein Event – unser kostenloses Media-Tool
Die richtige Ablaufplanung für dein Media-Team ist entscheidend. Egal ob Festival, Clubshow oder Tournee: Wenn der Output am Ende nicht stimmt, fehlen dir die Inhalte, mit denen du das ganze Jahr über dein Marketing bestreitest.
Wir bei MGNFY haben in den letzten Jahren etliche Events vor Ort selbst begleitet – Media-Teams koordiniert, Shotlisten geplant, Output geliefert. Und genau deshalb wollen wir unser Wissen jetzt mit dir teilen. Unsere kostenlose Vorlage zur Event-Ablaufplanung hilft dir dabei, den Überblick zu behalten – und das Maximum aus deinem Event herauszuholen.
>> Media Briefing: Alle Infos auf einen Blick
Im ersten Reiter bekommst du eine Übersicht, die für dein gesamtes Media-Team essenziell ist. Du kannst:
+ deinen Timetable eintragen – damit alle wissen, wo sie wann sein müssen.
+ alle Kontaktdaten deiner Fotografinnen, Videografinnen und Social Media Manager*innen sammeln.
+ Organisatorisches wie Parkplatzadressen oder Akkreditierungsinfos zentral festhalten.
+ ein technisches Briefing vorgeben: Auflösung, Frame-Rate, Ausrichtung, Log-Profil – direkt im Dokument.
Ebenfalls enthalten: eine allgemeine Shotliste mit Must-haves wie Stage, Artist, Crowd oder Location sowie eine Liste an gewünschten Content-Formaten.
>> Shot List: Wer filmt was – und wann?
Im zweiten Reiter erstellst du eine individuelle Shotlist pro Creator. Hier kannst du festhalten:
+ wann wer wo filmt oder fotografiert.
+ welches Equipment genutzt wird.
+ wann das Material an wen geliefert wird.
+ was genau eingefangen werden soll (inkl. Format & Social Use Case).
+ Beispiel: Du willst sichergehen, dass dein Headliner beim Drop aus drei Perspektiven festgehalten wird? Dann plan genau das in diesem Sheet – mit Zeitstempel, Zuständigkeit und Format.
>> Cutting & Editing: Content live produzieren
Gerade bei Festivals entscheidend: Content muss während des Events bearbeitet werden. Deshalb enthält der dritte Reiter deine Cutting & Editing-Liste.
+ Wer schneidet wann welches Material?
+ Wann ist die Abgabe?
+ Wie lautet das Briefing?
>> So stellst du sicher, dass Reels, TikToks oder Highlight-Edits noch während der Show live gehen.
>> Redaktionsplan: Social Media in Echtzeit planen
Der vierte Reiter ist dein Social Media Herzstück für dein Event. Hier hältst du genau fest:
+ Wann welcher Post live gehen soll.
+ Auf welchem Kanal.
+ Mit welchem Format.
+ Wer verantwortlich ist.
Warum das so wichtig ist? Wie wir in unserem Artikel zum Thema Live-Marketing schon beschrieben haben: Der Eventtag selbst ist deine größte Chance auf organisches Wachstum. Nutze diesen Moment.
>> Fazit: Mehr Output, mehr Übersicht, mehr Content
Diese Vorlage ist dein persönlicher Kompass für dein Event. Es hilft dir, die Kontrolle zu behalten, dein Team zu koordinieren und deine Inhalte perfekt zu timen – von der ersten Aufnahme bis zum finalen Post.
>> Jetzt unsere Vorlage herunterladen! Hol dir jetzt unsere kostenlose Vorlage – und bring dein Event-Marketing aufs nächste Level.
Schreib uns, wenn du individuelle Beratung für dein Event brauchst – wir helfen gern.